Договор на веб-дизайн
Мы выбрали 2 компании: M.E.Doc и «Вчасно».
- M.E.Doc — как основного партнера. Оказалось, что 80% документов мы отправляем плательщикам НДС, а почти у всех таких компаний уже установлена программа M.E.Doc — через нее они подают электронные налоговые накладные. Таким образом, большинству клиентов ничего не нужно было дополнительно делать, чтобы получать от нас электронные документы.
- «Вчасно» — мы выбрали как резервного партнера. Если у клиента не установлен M.E.Doc, то мы отправляем ему документы через «Вчасно», как через более простую и удобную систему для регистрации и начала работы на основе веб-сервиса.
Сбор данных для формирования актов и счетов
Чтобы правильно оформить счет и акт, нужно знать следующую информацию:
- наименование и стоимость услуг,
- правильное название клиента на укр. языке,
- ФИО руководителя,
- юр.реквизиты,
- является ли клиент плательщиком НДС.
Все эти данные мы получаем автоматически с помощью API Opendatabot на основании выписки полученных платежей по кодам:
- ЕГРПОУ для компаний,
- ИНН для ФЛП.
А затем автоматически загружаем все необходимые данные в нашу CRM систему.
Автоматическое создание документов по собранным данным
Далее мы настроили единые шаблоны счетов и актов, которые подходят для всех клиентов. Формулировки мы сделали такие, чтобы их можно было формировать автоматически по данным, которые мы получаем на предыдущем шаге.
Например, в шаблоне не должно быть склонений имени руководителя.
Выгрузка созданных документов
Удобно, когда документы выглядят одинаково во всех системах электронного документооборота. Так проще их поддерживать в актуальном состоянии.
Мы создали свои шаблоны счета и акта в M.E.Doc через встроенный конструктор шаблонов и настроили выгрузку через xml-файлы.
Во «Вчасно» мы загружаем документы в pdf-формате.
Выбор компании для отправки документов
Для каждого клиента нам нужно решить, через какую систему отправить ему документы: через M.E.Doc или «Вчасно». Лучше всего, если мы можем выбрать подходящий вариант автоматически.
Для этого, на этапе загрузки данных мы определяем, является ли клиент плательщиком НДС или нет. Если он плательщик НДС, то он уже отправляет налоговые накладные в электронном виде и, скорее всего, у него установлен M.E.Doc (по нашей статистике так у 94% клиентов). Поэтому для плательщиков НДС мы по-умолчанию отправляем документы в M.E.Doc.
Если клиент неплательщик НДС, то наш менеджер связывается с ним и уточняет, как он хочет получить документы.
Массовая выгрузка и отправка документов
Когда мы научились автоматически выгружать документы для одного клиента, то решили настроить такую выгрузку для всех готовых документов сразу.
Теперь мы автоматически создаем акты для всех счетов, которые подходят под условия:
- счет оплачен;
- в реквизитах счета выбран вариант отправки (M.E.Doc или «Вчасно»);
- не создан акт по счету.
Затем мы массово выгружаем эти только что созданные документы в виде xml и pdf файлов в M.E.Doc и «Вчасно».
В M.E.Doc можно загрузить сразу все файлы, выбрав их в папке на компьютере. Во «Вчасно» мы загружаем zip-архив c pdf-файлами. Затем выбираем все загруженные документы, подписываем с помощью ЭЦП и отправляем клиентам.
После успешной отправки во внутренней CRM мы отмечаем у этих счетов признак «Документы готовы», чтобы повторно их не выгружать в следующий раз.
Работа с отклоненными документами
Часть документов не удается отправить через M.E.Doc клиентам, у которых не установлена эта программа. Какие-то документы отклоняют сами клиенты по разным причинам. Мы отслеживаем эти ситуации и исправляем, чтобы каждый клиент получил документы.
У нас в CRM бухгалтер может установить статус «отклонен» у акта и добавить комментарий. Менеджеры прозванивают клиентов с отклоненными актами и решают вопросы.
Юридические моменты
В принципе, на предыдущем шаге заканчивается процесс подготовки и отправки электронных документов. При этом, важно проговорить еще юридические моменты, чтобы отправляемые документы имели правовую силу.
Обмен электронными документами абсолютно не противоречит украинскому законодательству, о чем указано в Законах Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» и «Про електронний цифровий підпис».
Чтобы все было по закону, нужно закрепить с клиентами договоренность об обмене документами в электронном виде. Мы внесли следующие пункты в условия использования сайта и шаблон договора с клиентами:
| Пункт | Зачем |
|---|---|
| «Рахунок та Акт наданих послуг оформлюються Виконавцем в електронній формі, підписуються електронним цифровим підписом та відправляються Замовнику». | Закрепляем обмен документами в электронном виде. |
| «Замовник зобов’язується протягом 5 (п’яти) робочих днів з дати отримання Акта надіслати підписаний за допомогою свого електронного цифрового підпису Акт наданих послуг. У разі, якщо в зазначений термін Замовником не буде відправлений підписаний Акт, або вмотивована відмова від його підписання, послуги, надані Виконавцем, вважаються прийнятими». | Гарантия того, что клиент принял наши услуги и мы выполнили свои обязательства перед ним. |
| «Акт наданих послуг та реєстрація податкової накладної оформлюються та надаються Замовнику виключно у разі оплати послуг на рахунок Виконавця, без застосування платіжних систем (Visa та Mastercard)». | Формируем документы только при прямой оплате на наш расчетный счет. Только в таком случае мы можем идентифицировать плательщика по коду ЕГРПОУ или ИНН. |